Google Apps på eget domæne
-
Efter at have brugt Google Apps Standard og Google Apps Premierudgave på eget domæne(r) i 1 måned, vil jeg hermed dele mine erfaringer.
Du kan desuden læse interviews af mig på Ingeniørens IT portal Version2, omkring Google Apps:
Google Apps interview – Juli 2009
Google Apps interview – Februar 2010
Hvorfor Google Apps?
Hvorfor ikke bare bruge en Hotmail / Live / MSN, Gmail-konto eller din internetudbyders email system?
Jo, først og fremmest er min holdning til ovennævnte email-løsninger, at det som privatperson virker “amatøragtigt” at have en emailadresse, der ender på feks @hotmail.com.
Hvis jeg kommer i kontakt med en virksomhed, som har en emailadresse der ender på feks @hotmail.com, så er mit indtryk af virksomheden allerede ødelagt fra start. Det virker meget uprofessionelt at bruge denne type email-konti erhvervsmæssigt.
Hvad så med POP3?
Langt de fleste mindre virksomheder og privatpersoner benytter POP3 mail system.
Det er skam også fint nok, indtil den dag din harddisk går død, eller du har behov for at tjekke mail når du ikke lige er ved din kontor/hjemme PC.
Dog er der mulighed for at “gemme en kopi på serveren”, men det er stadig kun en halv løsning (pga. mappestruktur, sendt post, osv).
Der kan naturligvis laves back-up af en POP3, men det er absolut de færreste, som har tænkt over det, før det er for sent.
De primære årsager til at jeg valgte at kaste mig ud i en Google Apps løsning var:
- Mailadresse på eget domæne – feks x@zaibot.dk (op til 50 konti i gratis version)
- Uafhængighed af om jeg er på min kontor PC eller på netcafé i Las Vegas (webmail)
- Googles / Gmails stabilitet
- Samtalevisning ved lange mailkorrespondancer
- Synkronisering med Outlook (kun imap i gratis version)
- Kæmpe lagerkapacitet (Gratis = 8GB, Proff = 25GB)
- Kalendersystem som kan deles med alle brugere på domænet (dine kolleger feks)
- Fildeling med kolleger via Google Docs og evt Google Sites
- Kontorpakken til simpel redigering af feks Word dokumenter
Installationen
Det er forholdsvis smertefrit at komme i gang med at benytte Google Apps.
Ved du, hvad begreber som FTP, DNS, MX-records m.m betyder, så får du formentlig ingen problemer.
Siger dette dig ikke noget, så skal du nok indstille dig på at få behov for konsulentbistand.
Tidsmæssigt skriver Google selv at der går ca 48 timer fra du trykker GO, til systemet fungerer.
Jeg har efterhånden stået bag installation af Google Apps på over 15 forskellige domæner, og alle gange tog det langt mindre tid før DNS osv var trådt igennem.
Postservere og porte
Opsætning af en Google Apps mailkonto i feks Windows Live Mail er temmelig simpelt:
Husk at sætte mailkontoen op til at køre IMAP (medmindre du af underlige årsager foretrækker POP3).
POP3 kan dog have den fordel at hente/sende post hurtigere end ved IMAP. Men så stopper fordelene også der…
Husk:
Hak i “Log på ved hjælp af godkendelse i klar tekst”
Hak i “Min server kræver godkendelse” og sæt hak i “Samme som indgående” under Indstillinger.
Som det fremgår ovenfor, så er det lidt specielt med porte, når du bruger IMAP i Google Apps.
Men brug port 465 til udgående post, og port 993 til indgående post. Aktiver desuden SSL kryptering.
Du kan evt hente mere info hos Google.
Fordele og ulemper ved Google Apps
Selv træer der er sået af Google gror ikke ind i himlen, og jeg vil fremhæve flg som negative sider ved Google Apps:
- Ingen HTML understøttelse i autosignatur når der benyttes webmail (er muligt siden sommer 2010)
- Ikke mulighed for at indsætte et foto/grafik i en mail når der benyttes webmail – vedhæftning af fil er dog muligt (er muligt siden sommer 2010)
- Kontorpakken er ret begrænset funktionsmæssigt (flere Excel ark kunne ikke åbnes pga avancerede formler m.m.)
- Langsom IMAP synkronisering, hvis du har mange mapper/etiketter.
- Har du mange mapper kan webmailen i Gmail være ret uoverskuelig pga deres etiket-system.
Der er dog rigeligt af positive ting at sige om Google Apps, og de overskygger de førnævnte negative sider:
- Samtale visning:
- Synkronisering med Outlook (IMAP – samme mapper vises i både outlook og webmail, men kun Google Apps samler mails i en samtale)
- Samme mailkonto som ovenfor, blot vist i Microsoft Live Mail (IMAP):
- Simpelt Log-In system, feks på webmail.zaibot.dk:
- Mange udvidelsesmuligheder med Google Labs:
- Deling af kalender med andre brugere – selv på andre domæner!:
- Dokumentarkivering, redigering og deling:
- Og meget meget mere….
Integration, og overflytning
I forbindelse med et skift til Google Apps vil du formentligt gerne have overflyttet dine gamle mails m.m. til Google Apps – det er der en løsning på!
Du kan læse mere om det her: Google Apps Uploader
Det fungerede fint med at flytte mails fra både en POP3 mailkonto, og en Live mailkonto.
Jeg har dog ikke prøvet at høste data fra feks hostet Exchange, Lotus Notes, men det skulle også kunne lade sig gøre.
Hvis du har kørt Exchange lokalt i Outlook, så fungerer Google Outlook Sync perfekt, se mere om Outlook Sync her.
Outlook sync sørger for at din Exchange profil i Outlook bliver synkroniseret med din nye Google mailserver.
OBS: Fungerer kun i pro versionen
På min mobiltelefon – en Nokia 5800 – har jeg installeret flere mailkonti via Nokias nye mailservice – det spiller bare!
Du kan dog også tilgå din Google Apps mailkonto via din mobilbrowser på telefonen.
Som tidligere nævnt, så kan jeg tilgå Google Apps mails via http://webmail.zaibot.dk
Dette har jeg lavet via en simpel URL forward i mine DNS indstillinger.
Som standard hedder adressen i mit tilfælde http://mail.google.com/a/zaibot.dk/
Konklusion
Efter at have benyttet Google Apps i 1 måned er jeg blevet rigtig glad for systemet.
Jeg bruger det både privat og erhvervsmæssigt.
Omkostningerne taget i betragtning, så vil det være meget økonomisk attraktivt for virksomheder der kører en hostet Exchange, at skifte til Google Apps.
I min situation er vi godt 10 ansatte i virksomheden, der benytter hostet Exchange i dag. Det koster ca 200,- + moms pr md pr bruger (250MB lagerplads).
Ved Google Apps kommer vi ned på ca 10% af dette beløb, og får 25.000MB lagerplads pr bruger!!!
Alternativt kan du vælge den gratis Google Apps version, som så “kun” tilbyder 8GB lagerplads kontra de 25GB du får i Premier udgaven.
Gratis udgaven indeholder dog også en frise med de velkendte AdWords reklamer i højre side af din Google Apps inbox.
Hvis der er mindre IT kyndige i din virksomhed, som pludselig bliver flyttet fra Hostet Exchange (der benyttes via Outlook Web Access) til Google Apps Webmail, så skal du dog forvente en del supportforespørgsler, for det ER anderledes med Google Apps webmail!
Forvent ikke en videreudvikling af Outlook Web Access, men se på det som dét det er – nemlig et helt andet system.
Hvis du blot opsætter Google Apps som IMAP mailkonti i virksomhedens lokale Outlook installationer, så er der såmænd mange ansatte der sikkert slet ikke vil lægge mærke til at I er skiftet.
God fornøjelse!
Du er velkommen til at stille spørgsmål via kommentarfeltet nedenfor ↓
Læs flere indlæg:
« Interview til artikel på Ingeniøren | Google Apps interview til Ingeniøren »
Zaibot IT
Hej Tobias
Jeg har lige et par spørgsmål til dit indlæg.
1) Kan man med nævnte løsning have de samme e-mail konti og de samme outlook data på flere PC’ere? (fx en stationær og en laptop)
2) Hvordan er man sikker på backup af sin Outlook pst fil?
3) Kan man stadig bruge sin Outlook som ved en POP3 løsning på en enkelt PC?
4) Kan Google Apps styre flere e-mail konti fra en PC?
Mvh
Jørgen
Hej Jørgen, jeg svarer lige nedenfor i pkt form:
1) Ja, ved at benytte IMAP er alle e-mailkonti synkroniseret uanset hvilket PC du henter mails på (feks en laptop på kontoret, og en stationær i privaten).
2) Dine mails ligger på Googles servere, så selvom du skulle miste alt data på din PC, så er dine mails stadig sikret hos Google.
3) Ja, du vil dog mærke at det tager lidt længere tid at hente post når du trykker send/modtag.
4) Ja, du kan have mange mailkonti i samme inbox.
Så alt i alt kan jeg kun anbefale en Google Apps løsning. Dog er Microsoft godt på vej med denne løsning: http://www.microsoft.com/online/da-dk/default.mspx
VH
Tobias
Hastighedsproblemerne med imap kan undgås ved at bruge Google Apps Sync for Microsoft Outlook. Så mærker du absolut ingen forsinkelse ved hverken afsendelse eller modtagelse af mails.
Har kigget på konceptet og det ser virkelig interessant ud
Der er dog en enkelt ting jeg stadig ikke helt forstår; kræver den gratis version at man ved siden af betaler for en hosting af domænet ?
Betaler pt. for et webhotel hos en dansk udbyder og kan ikke gennemskue Google Apps håndtering af hosting…
Hej Brian
Du skal ikke betale Google en eneste krone for hosting, hvis du bruger den gratis version, som endda giver dig 8GB mailbox. Du skal blot leve med AdWords annoncer når du bruger webmailen.
Hvis du har tænkt dig at benytte Apps på eget domæne, og derigennem køre mails i Outlook, så skal du dog være opmærksom på at du skal have Apps Pro udgaven for at kunne køre synkronisering i Outlook. Kan du nøjes med imap er den gratis version dog tilstrækkelig.
Så det er ikke nødvendigt med et DNS-hotel ved siden af Google Apps ?
Jo, hvis du skal have Apps på eget domæne (altså bruge Gmail systemet uden at din mailadresse ender på @gmail.com), så skal du have et domæne og dertilhørende webhotel, hvori du får DNS til at pege på Googles servere. Hvis ikke du kender til styring af DNS, så kan det godt være lidt småkringlet at sætte op første gang, men der er heldigvis god support fra Googles vejledninger.
kan man ikke nøjes med gratisdns og så spare et webhotel?
Det ved jeg faktisk ikke, det har jeg ikke forsøgt mig med.
MS produkt som du henviser til koster så lige 66.91 kr. pr. bruger pr. måned (v. 5 brugere)
http://www.microsoft.com/online/da-dk/business-productivity.mspx
Det produkt eksisterede vist ikke da jeg skrev artiklen, så det er ikke det jeg henviste til.
Ydelsen jeg henviste til var en Hostet Exchange 07 fra Hostingkompagniet A/S, og den kostede som skrevet ovenfor på daværende tidspunkt.
Som situationen ser ud i dag, så er MS dog blevet langt mere attraktive prismæssigt med de produkter du linker til.
Hej Tobias
1000 tak for en meget informativ men hurtig gennemgang af af Google Apps mailsystem – det var lige det jeg savnede og ikke kunne finde fornuftigt forklaret på Google
Hej Jens, det glæder mig at du kunne bruge det til noget. Godt nok dokumenterer Google mange af punkterne ganske udmærket, men det er ikke altid lige nemt at finde netop den vejledning man har behov for.
Hvis man flytter sit domæne til google (Gartis verison) , og jeg opretter 5 mail adresser -kan hver enkelt bruger så checke sin mail uden at kunne se de andres mail ?
Hej René
Ja, du kan sagtens have flere brugere på domænet – op til 50 brugere når du kører gratis.
Hver bruger har sin egen inbox.
MVH
Tobias
Hey,
Har domæne gennem ONE, og vil lige høre om man stadig kan ha’ sin wordpress blog installeret hos dem, mens man benytter Google apps til mail og kalender etc.??
Hej Lars, så vidt jeg ved, så kan du godt selv styre DNS hos One?
Hvis du kan det, så er det bare med at komme i gang
I DNS settings peger du blot MX records til Googles mailservere.
Google Apps rocks
Og det fungerer fint med DNS hos one.com
God guide ! Tak
>Ingen HTML understøttelse i autosignatur når der benyttes webmail
>Ikke mulighed for at indsætte et foto/grafik i en mail når der benyttes webmail (vedhæftning af fil er dog muligt)
Begge dele er nu muligt i webmail… Foto kan endda indsættes i mail med træk og slip i de fleste nye browsere.
Hej Michael, ja det er korrekt, det er ændret siden artiklen blev skrevet.
Mere info om html signatur findes her: Gmail signatur
…og her lidt omkring attachments: 5 fede nye tricks til Gmail
Freragende artikel, Tobias. Meget konkret og letforståelig. Som IT koncernchef med overvejelser om alternativer til den traditionelle Desktop Infrastructure giver artiklen mig et kort og præcist billede af din oplevelse med Google Apps! Og det skal du have tak for.
Hilsen Ole
Hej Ole – Tak skal du have, det glæder mig at høre. Held og lykke med en eventuel integration af Apps i Jeres virksomhed.
Jeg overvejer at skifte til google apps. Dog er jeg lidt i tvivl omkring google apps og en google konto.
Jeg anvender Chrome som brower og en Android telefon og har dermed en google konto – kan de synkronoseres men en Google Apps konto, således jeg anvender min alle mine google produkter anvender samme “konto”?
Hej Martin, ja du kan godt benytte en Google konto til de samlede Apps produkter. Dog skal du være opmærksom på at hvis du har en @gmail.com Google konto, og vil benytte Google Apps på eget domæne, så er det 2 forskellige konti der er tale om.
Sidste spørgsmål:
Du har tidligere skrevet:
Hvis du har tænkt dig at benytte Apps på eget domæne, og derigennem køre mails i Outlook, så skal du dog være opmærksom på at du skal have Apps Pro udgaven for at kunne køre synkronisering i Outlook. Kan du nøjes med imap er den gratis version dog tilstrækkelig.
Betyder det, at hvis jeg skal anvende outlook til at sende og modtage, så skal jeg have Pro udgaven – eller anvende imap mails?
Sættes mails op i Google apps, som imap?
Hvis ikke du har pro versionen (som koster godt 250,- kr årligt pr bruger), så skal du benytte POP3 eller IMAP i dit mailprogram – feks Outlook. Du kan naturligvis også blot nøjes med at bruge webmailen.
Så ja, Google Apps mail sættes op som IMAP eller POP3, hvis du kører med gratisversionen.
Hvis du kører den betalte Apps version, så kan du med fordel benytte Google Apps Sync for Outlook plug-in i stedet for IMAP.
Hvorledes kan jeg overføre Kalender fra Microsoft Live Mail til Google Kalender?
Hej Tobias,
Vores firma har nu kørt med Google Apps Pro versionen i nogle måneder og har sådan set været tilfredse – vores mail er sat op med POP3 i outlook og det er her det begynder at gå galt !
Problemet er at POP3 kun henter post i Google Indbakke, men de sidste par dage har Googles spamfilter fanget alt for mange mails fra kunder og forretningsforbindelser som ikke er spam – disse mails er ikke tidligere blevet fanget i Googles spamfilter men det gør de altså nu, hvilket betyder at vi ikke har en ærlig chance for at se disse mails, da de jo ikke bliver hentet via POP3 !(De figurerer kun i Gmails Spammappe)
Er dette en problemstilling du kender til – og har du evt. en løsning ??
MVH.
Bjørn
Hej Bjørn, jeg har desværre ikke voldsom stor erfaring med Apps via POP3. Men mht til dit problem, så vil jeg helt klart anbefale dig at aktivere Postini mailscanning. Det er er modul du finder i dit Apps cpanel.
I Postini kan du selv opsætte dine regler og white-/blackliste domæner, IP adresser osv.
Postini følger gratis med i “Apps Pro”. Det kræver dog en del teknisk snilde, så pas på hvad du klikker på
Alternativt kan de brugere der blive fanget i spamfilteret blot whitelistes i modtagers webmail i Google Apps.
Men den løsning er selvfølgelig ikke den bedste i længden.
MVH
Tobias
Hej Tobias,
Mange tak for hurtig respons – jeg må prøve Postini…
Takker…
Hej Tobias
nu hvor Google er igang med sammenlægge konti, er jeg kommet lidt tvivl om hvordan det påvirker mine konti. Jeg bruger Google Apps (siden 2008) til at afvikle mails i mit eget domæne og har samtidigt også en gmail konto til øvrige mails og apps.
Jeg vil gerne have mit private domæne, forbliver min primære konto. Jeg kan ikke helt gennemskue forandringsprocessen og konsekvenserne.
Mvh
Hej Jesper, jeg har ikke haft nogle negative konsekvenser med denne sammenlægning af Google konti. Hvis blot dit primære domæne er “den rigtige” Google konto, så kan jeg ikke se at det skulle volde dig problemer. Men jeg giver dig ret i, at det ikke er helt gennemskueligt med sammenlægningen af Google konti.
/Tobias
Hej Tobias
ok – tak for info. Så er det ikke bare mig, der synes at det ikke er helt intuitivt
Hej Tobias
efter hvad jeg kan se så er http://www.microsoft.com/online/da-dk/business-productivity.aspx noget dyrere end Google apps pro men er det egentlig mere værd ??
Har du sammenlignet produktet ?
Hej Frank, jeg har desværre ikke haft tid at lave en direkte sammenligning, så det kan jeg ikke udtale mig om. Jeg vil dog indrømme at Microsoft Business Productivity Online Standard Suite ser spændende ud, og prismæssigt ikke helt tosset.
Hej Tobias
Har du nogen erfaringer med adgangs styring af dokumenter? Kan man f.eks have en overordnet administrator i et google apps miljø? Jeg vil gerne kunne styre hvem der kan se, åbne og/eller slette dokumenter i google aps. Er det muligt.
Og hvis man benytter dette i virksomheds sammenhæng, kunne man ønske sig noget support. Hvordan er Google’s support på Pro abonnementet?
Hej Tobias
Vi er lige hoppet over i apps universet – og du har ret – lidt support ville ikke være tosset! Jeg skriver til dig seperat. Men lige nu slås jeg med etiketter. Kan man ikke få alle e-mails til KUN at blive vist inde i “etikettermappen” og ikke også samtidig i selve indbakken. Jeg kan godt se at de i indbakken får en markering med seperat farve om hvilken etiket de er under og at mailen så også kan ses i etiketten, men jeg ville gerne som i outlook få filtret til at smide mailen direkte ind i etiketen og ikke vise sig i indbakken!
Mvh Klaus